Плюсы и минусы электронного документооборота

С того самого момента как человечество получило возможность составлять документы в электронной форме, бизнесом постоянно предпринимаются шаги по полной замене бумажной документации цифровой. К сожалению, далеко не все компании могут совершить этот шаг.

Во-первых, существует достаточно серьёзное законодательное ограничение на её распространение.

Во-вторых, не все фирмы готовы к такому качественному переходу, например из-за того, что не во всех городах имеется удостоверяющий центр.

Из плюсов электронного документооборота можно назвать следующие:

• возможность значительной экономии денежных средств отпускаемых на офисные расходы. Если вы перейдёте на документооборот в подобной форме, вы не будете тратить деньги на бумагу, ручки, почтовые марки и т.д.;

• простой доступ. При такой форме документооборота все документы создаются и обрабатываются исключительно в цифровой форме. Это позволяет значительно повысить мобильность офисных сотрудников, а так же предоставить им возможность работать удалённо с помощью веб-приложений, облачных технологий и т.д.;

• повышение эффективности работы с документами. Дело в том, что цифровые документы значительно проще разыскивать и редактировать по сравнению с документами, созданными на бумажном носителе;

• отказ от использования бумаги позволяет спасти большое количество лесных массивов, что естественным образом положительно скажется на экологии.

Однако кроме плюсов существуют у данной формы документооборота и минусы. Это:

• высокая степень риска утери необходимой информации. Дело в том, что цифровые данные легко уничтожаются, поэтому они требуют постоянного резервного копирования;

• малая степень конфиденциальности бездокументарных офисов. Это обязывает предпринимать меры по шифрованию данных, локальные сервера, а так же обязательные контрольные экземпляры в бумажной форме;

• сложность перехода. Переход на безбумажный документооборот предполагает достаточно серьёзные материальные вложения, например для создания цифровой подписи или же электронной платёжной системы;

• большие временные затраты на переход с бумажного на электронный носитель документа.

В любом случае, при переходе на электронный документооборот стоит оценивать возможности компании, а так же ту сферу деятельность в которой она работает. Правильно организованный процесс такого перехода позволит значительно повысить производительность вашего труда.